이메일 수신과 참조 구분해서 보내기

 

이메일 참조와 수신

 

직장 생활을 하다 보면 가장 많이 접하게 되는 것이 이메일입니다. 하루에도 여러 번 확인하고, 정리하고, 보내야 하는 게 이메일입니다.

 

그런데 메일을 보낼 때면 수신과 참조가 헷갈리는 경우가 있습니다. 수신과 참조는 상대에 따라 구분해서 정리하고 보내야 합니다.

 

수신과 참조 알아보기

 

 

수신과 참조를 어떻게 구분하고 메일을 보내야 하는지 정리해 보았습니다.

 

 

 

1. 수신과 참조 구분

 

수신과 참조를 구분하려면 메일을 받는 사람이 직접 행동을 하는 사람인지 아닌지를 떠올리면 됩니다. 메일을 받고 직접 액션을 하는 사람이라면 수신자. 행동은 하지 않지만 내용은 알고 있어야 하는 사람이라면 수신자라고 생각하시면 됩니다.

 

• 수신자: 메일을 읽고 바로 행동을 옮겨야 하는 사람
• 참조자: 메일 내용만 알고 있으면 되는 사람

 

만약 실무자가 2명이라면 2명 모두 수신자로 넣습니다. 

 

수신자와 참조자는 직급과 직위를 맞춰서 정한다면 생각하면  이해가 쉽습니다. 즉, 참조에 타 부서 과장이 들어갔으면 우리 부서 과장도 함께 넣어주는 게 좋습니다.

 

 

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간혹 참조자로 구분할 사람을 수신자로 지정해서 메일을 보낼 수가 있는데, 그럴 경우엔 받는 사람이 나한테 이걸 왜 보내냐며 화를 낼 수도 있습니다. 

 

 참조와 수신은 별거 아닌 것 같지만, 은근히 신경 써야 할 부분입니다.

 

 

 

 

2. 수신자에 따라 참조자 구분하기

 

상황에 따라 수신자와 참조자를 구분해 보겠습니다.

 

 

(1) 실무자끼리 메일을 주고받을 때

 

업무를 직접 하는 사람끼리 이메일을 주고받을 때가 있습니다. 담당자끼리 일을 처리할 경우인데, 이럴 때는 수신자는 해당 업무를 하는 사람이 되고, 참조자는 해당 업무를 하는 사람의 팀장이 됩니다.

 

• 수신자: 다른 부서 실무자
• 참조자: 다른 부서 팀장, 본인 부서 팀장

 

다만 이 경우엔 항상  참조자로 팀장을 넣지는 않습니다. 일상적인 이야기나 간단한 상황 보고 정도라면 실무자끼리만 메일을 주고받을 수 있습니다.

 

하지만 중요한 사항이나 일정 등이 포함된 메일이라면 참조자로 팀장을 넣는 게 좋습니다. 만약, 상대방이 메일을 보내왔는데 팀장을 참조자로 넣었다면 답변을 보낼 때도 마찬가지로 팀장을 참조자로 넣습니다. 이때 양쪽 부서 모두의 팀장을 참조자로 넣어주는 게 좋습니다.

 

문제가 생겼을 경우엔 팀장끼리 이야기가 필요한데, 어느 한쪽이 모르고 있다면 곤란해지기 때문입니다.

 

 

 

 

(2)  다른 부서 팀장에게 메일을 보낼 때

 

일이 생겨 다른 부서의 팀장에게 이메일을 보낸다면, 본인 부서의 팀장을 참조자로 넣어야 합니다. 그리고 타 부서 실무자도 참조에 추가해 줍니다.

 

• 수신자: 다른 부서 팀장
• 참조자: 본인 부서 팀장, 다른 부서 실무자

 

 

기본적으로 타 부서 팀장에서 메일을 보낸다면, 우리 부서 팀장도 알아야 하는 게 정석입니다. 팀장 대 팀장 형태로 직위와 수준을 맞추어 주는 게 좋습니다. 

 

 

 

 

(3) 직급이 높은 상사에게 메일을 보낼 때

 

직급이 높은 상사에게 메일을 보낼 때는 참조자로 항상 본인 부서의 팀장을 넣어야 합니다. 당연한 이야기지만, 팀장보다 높은 사람에게 정보를 전했는데 그 이야기를 팀장이 모르고 있다면 안 되기 때문입니다. 

 

• 수신자: 직급이 높은 상사
• 참조자: 본인 부서 팀장, 본인 부서 상사

 

보통 이런 경우라면 부서 내에서 이야기가 다 된 상태에서 메일을 보내야 합니다. 팀장이나 본인 부서 상사에게 선 보고하고 메일을 보내는 게 순서입니다. 그렇지 않을 경우엔 팀장이나 상사가 당황할 수 있으니 미리 상의하는 게 필요합니다.

 

 

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지금까지 이메일 수신과 참조의 구분에 대해 알아보았습니다. 수신자와 참조자는 서로의 직위를 맞춘다고 생각하면 조금 더 구분이 쉬울 것입니다.

 

 

 

 

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